傳統的文件管理系統(DMS)都可提供較全面的離線協作功能，例如文件查看、存檔、索引 共用等。但隨著時下愈來愈多企業在工作流程中採用即時通訊設備和社交工具，例如Facebook，iPhone/iPad等，這些離線協作功能已經不能滿足使用者的要求。當傳統的文件管理系統無法支援使用者即時協作，SQUARE即時文件共享模組則可達成所願。

透過SQUARE即時文件共享功能，使用者只需按一下按鈕，就可快捷地在線上與同事共享此文件。雙方可以對同一個文件檔案進行協作編輯，並可即時獲得對方回應。企業內部使用者還可以與外部客戶共享文件，即使客戶正趕赴會議，並只能使用iPhone/iPad等連接互聯網。外部客戶無須安裝任何軟件或者更改防火牆安全，都可簡易地透過SQUARE完成即時文件協作。

利用SQUARE即時協作，你可以在客戶的畫面上即時顯示文字或圖片資訊，包括產品目錄、使用者手冊等，並可立即獲得他們的回饋。更重要的是，所有協作內容都可以匯出為PDF 格式的會議紀錄，儲存於SQUARE資料庫內，以備日後參考。