若你發現需要數分鐘才能在資料庫瀏覽選定所需的檔案，將大量不再更新的檔案存檔會是一個很好的選擇。但從資料庫選擇正確的檔案紀錄並妥善存檔，往往比想像中困難得多。更重要的是，繁瑣的檔案存檔過程不應該佔用使用者有限的工作時間，影響其工作日程。

SQUARE資料庫存檔功能讓使用者為不同類型檔案，靈活自訂檔案有效日期。當所設定的有效日期滿後，系統可自動將資料庫內的檔案紀錄存檔，免除人手處理的麻煩。

此外，存檔後的檔案紀錄將會更方便管理。SQUARE系統會自動整理存檔資料庫的檔案紀錄，並可自動限制存檔資料庫的容量大小。無論企業的檔案資料結構如何，SQUARE資料庫存檔都可幫你進一步提升企業的業務效率。